TÍTULO OCTAVO

DE LA CONTABILIDAD E INFORMACIÓN DE LAS INSTITUCIONES

CAPÍTULO PRIMERO

DE LA CONTABILIDAD

ARTÍCULO 296.- La estimación máxima de los activos y la estimación mínima de las obligaciones y responsabilidades de las Instituciones y Sociedades Mutualistas, se sujetará a lo señalado por esta Ley, así como a los criterios que establezca la Comisión mediante disposiciones de carácter general, los cuales procurarán la adecuada valuación de los mismos en la contabilidad de las Instituciones y
Sociedades Mutualistas.

ARTÍCULO 297.- Todo acto, contrato o documento que importe obligación inmediata o eventual, o que signifique variación en el activo, pasivo, capital, resultados o cuentas de orden de las Instituciones y Sociedades Mutualistas, deberá ser registrado en su contabilidad el mismo día en que se efectúe.

La contabilidad, los libros y documentos correspondientes y el plazo que deban ser conservados, se regirán por las disposiciones de carácter general que dicte la Comisión, tendientes a asegurar la confiabilidad, oportunidad y transparencia de la información contable y financiera de las Instituciones y Sociedades Mutualistas.

ARTÍCULO 298.- Las Instituciones registrarán en su pasivo, en cuenta de balance, el importe de las obligaciones que contraigan por cualquier concepto que sea, excepto por las correspondientes al otorgamiento de fianzas, las cuales se registrarán en cuentas de orden. Sin embargo, las responsabilidades que asuma una Institución como consecuencia del otorgamiento de fianzas, se registrarán como pasivo conforme a las disposiciones de carácter general que dicte la Comisión.

Las Instituciones deberán informar a la Comisión, en la forma y términos que la misma señale, sobre las reclamaciones judiciales o extrajudiciales que reciban por las fianzas otorgadas, indicando si han sido pagadas o los motivos de oposición de la Institución, las garantías que correspondan y demás datos pertinentes. En vista de estos informes y de los que por otros medios obtenga la Comisión, la misma resolverá, oyendo a la Institución interesada, sobre si debe registrar pasivo por la responsabilidad a su cargo.

ARTÍCULO 299.- Las Instituciones y Sociedades Mutualistas podrán microfilmar, grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que les autorice la Comisión, todos aquellos libros, registros y documentos en general, que estén obligadas a llevar con arreglo a las leyes y que mediante disposiciones de carácter general señale la Comisión, de acuerdo a las bases técnicas que para la microfilmación o la grabación en discos ópticos, su manejo y conservación, establezca la misma.

Los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de microfilmación y las imágenes grabadas por el sistema de discos ópticos o cualquier otro medio autorizado por la Comisión, a que se refiere el párrafo anterior, así como las impresiones obtenidas de dichos sistemas o medios, debidamente certificadas por el funcionario autorizado de la Institución de Seguros, la Institución de Fianzas o la Sociedad Mutualista, tendrán en juicio el mismo valor probatorio que los libros, registros y documentos que se hubieren microfilmado, grabado o conservado a través de cualquier medio autorizado.

ARTÍCULO 300.- Las cuentas que las Instituciones y Sociedades Mutualistas deban llevar en su contabilidad, se ajustarán a las disposiciones de carácter general que al efecto dicte la Comisión.

ARTÍCULO 301.- Las Instituciones y Sociedades Mutualistas que practiquen varias de las operaciones y ramos de seguros, o bien de los ramos y subramos de fianzas, que se señalan en los artículos 25 y 36 de la presente Ley, respectivamente, deberán llevar los libros, registros y auxiliares que para las distintas operaciones, ramos y subramos, indique la Comisión para fines de manejo interno y de la inspección y vigilancia, así como para la graduación de acreedores, en su caso, anotando en ellos lo que corresponda a cada operación, ramo o subramo.

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán contar con la información relativa a sus acreedores y las características de las obligaciones que mantengan con cada uno de ellos.

Las operaciones en moneda extranjera que practiquen las Instituciones y Sociedades Mutualistas, deberán ser asentadas en la contabilidad al valor de la operación en moneda nacional, cualquiera que sea el sistema de registro o de distribución empleado, de conformidad con lo previsto en el artículo 296 de esta Ley.

ARTÍCULO 302.- Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 301 de este ordenamiento, las Instituciones de Seguros deberán clasificar, además, aquellas obligaciones susceptibles de ser apoyadas por los fondos especiales a que se refiere el artículo 274 de la presente Ley. Dicha clasificación deberá realizarse en los sistemas automatizados de procesamiento y conservación de datos, así como cualesquiera otros procedimientos técnicos, ya sean archivos magnéticos, archivos de documentos microfilmados o de cualquier otra naturaleza.

La clasificación de las citadas obligaciones susceptibles de ser apoyadas por los fondos especiales previstos en el artículo 274 de este ordenamiento, se sujetará a las disposiciones de carácter general que para tales efectos expida la Comisión, sin perjuicio de las obligaciones a cargo de las Instituciones de Seguros relativas a la conservación y clasificación de información que establece esta Ley y demás disposiciones aplicables.

ARTÍCULO 303.- Los libros de contabilidad y los registros a que se refiere esta Ley, deberán conservarse disponibles en las oficinas de las Instituciones y Sociedades Mutualistas.

Las Instituciones de Seguros y Sociedades Mutualistas deberán llevar al día el registro de las primas que se emitan, que se cobren, de los siniestros, así como de los vencimientos.

Las Instituciones deberán llevar al día el registro de la expedición de pólizas de fianzas, de la cobranza efectivamente ingresada, de las garantías recabadas y de las reclamaciones recibidas.