ANEXO 3.2.13-a

REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS QUE CONTENGA EL REGISTRO DE LOS EVENTOS DE PÉRDIDA POR RIESGO OPERATIVO DE LAS INSTITUCIONES Y SOCIEDADES MUTUALISTAS

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas generarán una base de datos que contenga el registro histórico de los eventos de pérdida por riesgo operativo, así como su costo, el cual deberá incluir la pérdida económica originada por el evento, así como todos los gastos adicionales en los que incurrió la Institución o Sociedad Mutualista como consecuencia de dicho evento, en correspondencia con su registro contable.

Para estos efectos, se entenderá como evento de pérdida por riesgo operativo, aquel con impacto financiero reflejado en el estado de resultados que genere un flujo de efectivo negativo, ocasionado por un inadecuado diseño, ejecución o falla en procesos, personas, sistemas o como consecuencia de eventos externos.

La base de datos deberá contener el registro de las pérdidas económicas derivadas del evento por riesgo operativo que hayan tenido un impacto en la contabilidad. Con independencia de lo anterior, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán llevar, de manera independiente a la base de datos señalada, un control interno de aquellos eventos de riesgo operativo que hayan ocurrido y no conduzcan a una pérdida, o bien, de aquellos eventos de riesgo operativo que pudieran generar una pérdida y que al momento no hayan dado lugar a un registro contable.

Los eventos de pérdida por riesgo operativo deberán ser clasificados de acuerdo con lo indicado en el “Manual para el llenado de la base de datos de eventos de pérdida por riesgo operativo”, el cual se dará a conocer a través de la página Web de la Comisión, sin que ello limite a las Instituciones y Sociedades Mutualistas a realizar una clasificación interna más detallada de las pérdidas.

Consideraciones para la recolección de datos internos de eventos de pérdida por riesgo operativo

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán observar lo siguiente para la identificación, recopilación y registro de los eventos de pérdida por riesgo operativo en la base de datos histórica.

1. Contar dentro de los objetivos, políticas y procedimientos para la Administración Integral de Riesgos a que se refiere el Capítulo 3.2., con políticas, procesos y procedimientos específicos, los cuales deberán estar debidamente documentados dentro del Manual de Administración de Riesgos señalado en la Disposición 3.2.3., fracción II, para la identificación, recopilación y clasificación de la información relacionada con los eventos de pérdida por riesgo operativo.

2. En la integración de la base de datos de eventos de pérdida por riesgo operativo, la Institución o Sociedad Mutualista deberá identificar los eventos de pérdida, asociados a una misma causa raíz, es decir, aquella circunstancia que detonó el evento de pérdida por riesgo operativo, así como el tipo de pérdida o impacto, de conformidad con el Manual para el llenado de la base de datos de eventos de pérdida por riesgo operativo.

3. La Institución o Sociedad Mutualista deberá contar con evidencia del seguimiento que se dé a cada uno de los eventos de pérdida por riesgo operativo, en coordinación con las bases establecidas para la función de control interno señaladas en el Capítulo 3.3.

4. Para el reporte de cualquier evento, se deberá considerar la fecha de ocurrencia del evento y la fecha contable, así como la cuenta asociada en el estado de resultados, de cada impacto generado por el evento.

5. Adicionalmente, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán identificar y registrar, en la base de datos histórica de eventos de pérdida por riesgo operativo, la información correspondiente a las recuperaciones de los montos de las pérdidas brutas que se obtengan.

6. Asegurarse que en los eventos de pérdida por riesgo operativo donde se involucre un proceso legal, se identifiquen las pérdidas y los gastos legales directamente imputables a dichos eventos de pérdida, tales como honorarios, viáticos, multas, fianzas, etcétera. Es decir, los gastos que se realizan para la operación diaria del área jurídica, como los sueldos de su personal de base y los gastos normales de administración, no son gastos relacionados directamente con el evento de pérdida por riesgo operativo.

7. En la base de datos histórica de eventos de pérdida por riesgo operativo, los siguientes conceptos no se deben considerar como parte del costo o del gasto asociado al evento de pérdida por riesgo operativo:

a) Los costos y gastos asociados a contratos de mantenimiento general de inmuebles, mobiliario, planta y equipo.

b) Los gastos destinados a mejorar el negocio después de incurrir en un evento de pérdida por riesgo operativo, así como de cualquier actualización, mejora, iniciativa y fortalecimiento de la evaluación o gestión del riesgo.

c) El monto pagado de primas de seguros o de fianzas que, como parte de su operación, la Institución o Sociedad Mutualista contrate para mitigar la posible pérdida derivada de la materialización de riesgos operacionales.

8. La base de datos de eventos de pérdida por riesgo operativo deberá presentarse dentro de los veinte días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre, con excepción de la información del cuarto trimestre, misma que deberá presentarse dentro de los primeros veinticinco días hábiles siguientes al cierre del ejercicio, en la forma y términos señalados en el Anexo 3.2.13-b, apegándose al procedimiento señalado en los Capítulos 39.1 y 39.2 de las presentes Disposiciones, así como al “Manual para el llenado de la base de datos de eventos de pérdida por riesgo operativo” el cual se dará a conocer a través de la página Web de la Comisión. Se deberá reportar la información de los eventos identificados durante el trimestre a reportar (ocurridos durante el trimestre en curso o trimestres anteriores) y aquellos eventos reportados en trimestres anteriores que requieran ser actualizados.

9. Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán llevar a cabo una revisión y validación anual de la integridad y consistencia de la base de datos de eventos de pérdida por riesgo operativo por parte de un auditor externo independiente, de conformidad con lo establecido en la Disposición 23.1.16. Asimismo, el Área de Auditoría Interna a que se refiere la Disposición 3.4.3, deberá incorporar dentro de sus informes de gestión, e informar al Comité de Auditoría, el resultado de las auditorías realizadas que contemplen la congruencia de la información contenida en dicha base de datos.

10. En los casos que la Comisión considere necesario, podrá solicitar a las Instituciones o Sociedades Mutualistas la información detallada de uno o más eventos de pérdida por riesgo operativo para efectos de inspección y vigilancia.

11. En el registro de la pérdida bruta (antes de cualquier recuperación) de la base de datos de eventos de pérdida por riesgo operativo, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán considerar lo siguiente:

a) Registros de pérdidas directas, incluyendo deterioros y liquidaciones contra cuentas contables de pérdidas y ganancias, así como reducciones por eventos de riesgo operativo.

b) Costos y gastos incurridos como consecuencia del evento de pérdida por riesgo operativo, tales como honorarios legales relacionados directamente con el evento, costos asociados para la reparación o sustitución en que se haya incurrido para restaurar la situación anterior al evento de pérdida por riesgo operativo.

c) Provisiones o reservas que se registren en el estado de resultados, para cubrir los posibles efectos de las pérdidas operacionales.

d) Los impactos económicos negativos registrados en un ejercicio contable, que deriven de eventos de riesgo operativo que afecten los flujos de efectivo o los estados financieros de ejercicios contables previos.