TÍTULO 12.

DE LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CON TERCEROS

Y LAS OPERACIONES CON ENTIDADES RELACIONADAS

CAPÍTULO 12.1.

DE LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CON TERCEROS

Para los efectos de los artículos 69, 268, 269, 312 y 359 de la LISF:

12.1.1.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas podrán pactar con los terceros a que se refiere el artículo 268 de la LISF, la prestación de servicios necesarios para su operación. Para los efectos de este Título, se entenderá por terceros a las personas físicas o morales contratadas por las Instituciones y Sociedades Mutualistas respecto de los servicios que se indican a continuación, para el cumplimiento de sus obligaciones con las Instituciones y Sociedades Mutualistas:

I.Suscripción.

Los servicios de apoyo que requiera la Institución o Sociedad Mutualista orientados a la selección y análisis de los riesgos, por medio de los cuales se determina si procede o no la aceptación por parte de la Institución o Sociedad Mutualista, de un riesgo o responsabilidad y bajo qué bases se determina dicha procedencia, así como los servicios relativos a los procesos administrativos relacionados con la aceptación de dicho riesgo o responsabilidad, tales como:

a)El procedimiento de selección y análisis de riesgos;

b)Respecto del otorgamiento de fianzas, el análisis de las obligaciones a garantizar y de la capacidad de cumplimiento del fiado, así como la obtención de garantías;

c)Respecto de la suscripción de seguros de caución, el análisis de las obligaciones a asegurar y de la capacidad de cumplimiento del contratante del seguro, así como la obtención, en su caso, de garantías;

d)La administración de las pólizas incluyendo, entre otros, su emisión, cancelación, reinstalación y renovación;

e)El registro de los datos de contratantes, asegurados, fiados y beneficiarios;

f)La facturación y cobranza;

g)El resguardo de los documentos y de la información, y

h)Los sistemas de apoyo a la suscripción;

II.Servicio a clientes.

Los servicios relativos a consultas que efectúen contratantes, asegurados, fiados o beneficiarios, de pólizas de seguros o de fianzas, según sea el caso, sobre información de los productos contratados, servicios operativos y manejo de siniestros y reclamaciones, tales como la atención a consultas, siniestros de seguros y reclamaciones de fianzas, incluyendo, entre otros, los procesos de ajuste, prestación de servicios, resolución de siniestros, salvamentos, rescates y adjudicación de garantías;

III.Administración de riesgos.

Los servicios de apoyo que requiera la Institución o Sociedad Mutualista para llevar a cabo la administración de los riesgos asociados a su operación, tales como:

a)Los sistemas para la identificación, administración, seguimiento, medición y control de los riesgos a los que está expuesta la Institución o Sociedad Mutualista, y

b)Los sistemas de identificación y conocimiento del cliente;

IV.Administración de activos.

Los servicios de apoyo que requiera la Institución o Sociedad Mutualista para la administración de los activos, tales como el manejo de:

a)Inversiones, incluyendo el manejo de tesorería, valuación de activos, emisión de reportes, administración y custodia de valores, entre otros, y

b)Garantías de recuperación;

V.Actuariales.

Los servicios de apoyo de índole técnico-actuarial que requieran las Instituciones o Sociedades Mutualistas relacionados con el desarrollo de notas técnicas, cálculo de límites máximos de retención, cálculo de sus reservas técnicas, análisis de suficiencia de primas y con la determinación del RCS de las Instituciones, así como la preparación de reportes sobre los mismos. En estos servicios de apoyo quedan incluidos, entre otros:

a)El desarrollo de notas técnicas de productos de seguros y de fianzas;

b)El cálculo de límites máximos de retención;

c)El cálculo, constitución y valuación de las reservas técnicas;

d) Análisis de suficiencia de primas;

e)El cálculo, constitución y valuación de las reservas de obligaciones laborales, incluyendo las provisiones para pensiones y jubilaciones del personal y las primas de antigüedad del mismo;

f)El cálculo del RCS;

g)La realización de la ARSI;

h)La realización de la Prueba de Solvencia Dinámica y otras pruebas de estrés;

i)El calce entre activos y pasivos;

j)La generación de sistemas estadísticos, y

k)La emisión de reportes con propósitos regulatorios o de revelación de información;

VI.Sistemas y tecnologías de la información.

La prestación de servicios o administración de sistemas informáticos y de redes para la operación y funcionamiento de la Institución o Sociedad Mutualista;

VII.Servicios jurídicos.

La prestación de servicios jurídicos relacionados la operación y actividades de la Institución o Sociedad Mutualista;

VIII.Servicios administrativos.

La prestación de servicios relacionados con los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para el funcionamiento de la Institución o Sociedad Mutualista, y

IX. Servicios de administración de Agentes Provisionales.

La prestación de servicios administrativos relacionados con las personas físicas que se encuentren en capacitación por parte de la Institución y tengan la autorización de la Comisión para que actúen como Agentes Provisionales.

12.1.2.En términos de lo dispuesto por el artículo 69, fracción V, de la LISF, como parte del sistema de gobierno corporativo que es responsabilidad del consejo de administración, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán establecer políticas y procedimientos para garantizar que las funciones operativas relacionadas con su actividad que sean contratadas con terceros, sigan cumpliendo con todas las obligaciones previstas en la LISF y en las presentes Disposiciones. Dichas políticas y procedimientos deberán considerar la naturaleza y relevancia de los servicios contratados.

12.1.3.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas no podrán pactar que terceros les proporcionen los servicios relativos a las funciones de contraloría y auditoría internas, salvo por lo dispuesto en el segundo párrafo de la fracción III del artículo 69 de la LISF. Asimismo, los servicios a que se refieren las fracciones I, III, IV y V de la Disposición 12.1.1, sólo podrán ser contratados como complementarios o de apoyo a los realizados directamente por la propia Institución o Sociedad Mutualista.

12.1.4.En la prestación de los servicios señalados en la Disposición 12.1.1, las Instituciones y Sociedades Mutualistas no podrán considerarse sustituidas en el cumplimiento de las obligaciones que les son propias conforme a lo previsto por la LISF, estas Disposiciones y las demás disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables, por lo que responderán en todo momento del cumplimiento de sus obligaciones frente a los contratantes, asegurados, fiados o beneficiarios.

12.1.5.La contratación de los servicios con terceros que celebre la Institución o Sociedad Mutualista deberá apegarse a las políticas que para tal efecto apruebe el consejo de administración, en términos de lo previsto en la fracción V del artículo 69 de la LISF y en apego a las presentes Disposiciones.

12.1.6.Los contratos que, en términos de lo previsto en el artículo 268 de la LISF, celebren las Instituciones y Sociedades Mutualistas con terceros deberán prever:

I.Los términos y condiciones para garantizar el cumplimiento de los servicios contratados;

II.Los términos y condiciones sobre la propiedad, salvaguarda y confidencialidad de la información y recursos que maneje el tercero, así como cláusulas de responsabilidad a cargo del tercero, relativas a la protección y respaldo de la información y recursos que le sean proporcionados por la Institución o Sociedad Mutualista. Dichos términos y condiciones deberán observar lo que las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables exigen a las Instituciones y Sociedades Mutualistas respecto en esa materia;

III.Los términos y condiciones relativos a los derechos de propiedad intelectual o de propiedad industrial, en su caso, de los servicios contratados;

IV.Los términos y condiciones por cuanto a la verificación del cumplimiento de los servicios contratados;

V.Los términos y condiciones en los que el tercero implementará planes de contingencia para hacer frente a problemas en el cumplimiento de los servicios contratados;

VI.En su caso, los términos y condiciones en los que el tercero podrá subcontratar con otras personas la realización de los servicios relacionados con el cumplimiento de las obligaciones convenidas;

VII. Los lineamientos para verificar que el tercero reciba periódicamente una adecuada capacitación e información, en relación con los servicios contratados, considerando para ello la naturaleza y relevancia de dichos servicios;

VIII.Los requisitos de los procesos técnicos, operativos y de control que el tercero debe cumplir para garantizar que la prestación del servicio contratado se haga observando lo que las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables exigen a las Instituciones y Sociedades Mutualistas respecto de dichas actividades, y

IX.La aceptación del tercero para:

a)Apegarse a lo establecido en los artículos 268, 269 y 359 de la LISF;

b)Recibir visitas domiciliarias por parte del auditor externo independiente o, en su caso, de los actuarios independientes que dictaminen sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas de las Instituciones y Sociedades Mutualistas, a solicitud de éstas, a efecto de llevar a cabo la supervisión correspondiente sobre los registros, la información y el apoyo técnico respecto de los servicios señalados en la Disposición 12.1.1 prestados a la Institución o Sociedad Mutualista de que se trate;

c)Permitir el acceso al auditor externo independiente que dictamine los estados financieros de la Institución o Sociedad Mutualista o, en su caso, a los actuarios independientes que dictaminen sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas de la misma, a los libros, sistemas, registros, manuales y documentos en general, relacionados con la prestación de los servicios señalados en la Disposición 12.1.1. Asimismo, permitir que tengan acceso al personal responsable y a sus oficinas e instalaciones en general, relacionados con la prestación del servicio en cuestión;

d)Proporcionar a la Comisión la información que le requiera respecto de la prestación de los servicios que, en su caso, hubiera subcontratado para el cumplimiento de las obligaciones convenidas con la Institución o Sociedad Mutualista de que se trate, y

e)Informar a la Institución o Sociedad Mutualista de que se trate, con por lo menos cuarenta y cinco días naturales de anticipación, respecto de cualquier reforma a su objeto social o en su organización interna que pudiera afectar la prestación del servicio objeto de la contratación.

12.1.7.En la contratación de los servicios señalados en la Disposición 12.1.1, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán verificar que los terceros cuenten con la experiencia, capacidad técnica, financiera, administrativa y legal, así como con los recursos materiales, financieros y humanos necesarios para garantizar niveles adecuados de desempeño, control, confiabilidad y seguridad en la prestación de dichos servicios.

12.1.8.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas podrán contratar la prestación de los servicios señalados en la Disposición 12.1.1 con entidades de la Administración Pública Federal o Estatal, sólo cuando éstas se encuentren facultadas por su ley o reglamento para prestar los servicios de que se trate.

12.1.9.Tratándose de los servicios relacionados con sistemas y tecnologías de la información a que se refiere la fracción VI de la Disposición 12.1.1, las políticas y criterios que, en términos de lo previsto en la fracción V del artículo 69 de la LISF, apruebe el consejo de administración de la Institución o Sociedad Mutualista, deberán prever la posibilidad de realizar auditorías o instrumentar otros mecanismos de revisión al tercero que tengan por objeto verificar el grado de cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo.

12.1.10.Los terceros que presten los servicios señalados en la Disposición 12.1.1, estarán sujetos a la inspección y vigilancia de la Comisión, en términos de lo previsto en los artículos 268, 269 y 359 de la LISF, respecto de los servicios que las Instituciones y Sociedades Mutualistas contraten.