CAPÍTULO 22.3.

DEL MANEJO Y CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS, REGISTROS

Y DOCUMENTOS DE LA CONTABILIDAD

Para los efectos de los artículos 297 y 299 de la LISF:

22.3.1.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas están obligadas a llevar y mantener el sistema de contabilidad que previene el Código de Comercio, el cual podrá llevarse en la forma que más se ajuste a las características particulares de cada Institución o Sociedad Mutualista.

En términos de lo previsto en el Capítulo 3.3 de estas Disposiciones, el sistema de contabilidad deberá comprender el control y verificación internos que sean necesarios para:

I.El adecuado registro contable de las operaciones;

II.Evitar omisiones en el registro contable de las operaciones;

III.Asegurar la obtención de cifras e información resultante razonablemente correctas, y

IV.En su caso, permitir su oportuna corrección.

22.3.2.Sin perjuicio de lo que en su caso establezcan las disposiciones fiscales y el Código de Comercio, las Instituciones y Sociedades Mutualistas llevarán de manera obligatoria los siguientes libros:

I.Libro Diario;

II.Libro Mayor, y

III.Libro de Actas de asambleas de accionistas y de juntas del consejo de administración.

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas podrán microfilmar, grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico los libros antes señalados, así como todos los demás libros, registros y documentos en general que estén obligadas a llevar de conformidad con las leyes que resulten aplicables, cumpliendo los requisitos mínimos que se establecen en el Capítulo 22.7 de estas Disposiciones.

22.3.3.Las Instituciones de Seguros y Sociedades Mutualistas deberán llevar los siguientes registros y auxiliares de acuerdo con las operaciones y ramos que practiquen:

I.De caja;

II.De bancos;

III.De cuentas corrientes;

IV.De inversiones;

V.Registro de pólizas y certificados;

VI.Registro de Reaseguros cedidos;

VII.Registro de Reaseguros tomados;

VIII.Registro de pólizas abiertas;

IX.Registro de asegurados por pólizas de seguros de grupo y colectivo;

X.Registro de cesiones y aceptaciones de Reaseguro facultativo;

XI.Registro de primas cobradas;

XII.Registro de deudores por primas;

XIII.Registro de préstamos sobre pólizas;

XIV.Registro de caducidades y terminaciones;

XV.Registro de primas netas, iniciales y de renovación;

XVI.Registro de endosos;

XVII.Registro de siniestros;

XVIII.Registro de rescates;

XIX.Registro de vencimientos;

XX.Registro de salvamentos;

XXI.Registro de inversiones en acciones;

XXII.Registro de utilidades por ejercicio;

XXIII.Registro de accionistas;

XXIV.Registro de participación accionaria, y

XXV.De las demás cuentas de control del Libro Mayor, incluyendo las cuentas de orden.

22.3.4.Las Instituciones autorizadas para operar fianzas deberán llevar los siguientes registros y auxiliares de acuerdo con los ramos y subramos que practiquen:

I.De caja;

II.De bancos;

III.De cuentas corrientes;

IV.De inversiones;

V. Registro de producción de fianzas;

VI.Registro de Reafianzamientos cedidos;

VII.Registro de Reafianzamientos tomados;

VIII.Registro de fianzas por fiado o grupos de fiados;

IX.Registro de fianzas por beneficiario;

X.Registro de primas por cobrar;

XI.Registro de reclamaciones recibidas;

XII.Registro de reclamaciones pagadas;

XIII.Registro de deudores por responsabilidades de fianzas;

XIV.Registro de recuperaciones de fianzas pagadas;

XV.Registro de instituciones reafianzadoras;

XVI.Registro de agentes;

XVII.Registro del inventario de fianzas en vigor;

XVIII.Registro de inversiones en acciones;

XIX.Registro de utilidades por ejercicio;

XX.Registro de accionistas;

XXI.Registro de participación accionaria, y

XXII.De las demás cuentas de control del Libro Mayor, incluyendo las cuentas de orden, que consideren conveniente.

22.3.5.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas están obligadas a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a su operación, pero, en todo caso, deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos:

I.Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas;

II.Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales hasta las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;

III.Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;

IV.Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de los estados financieros, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales;

V.Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, y para asegurar la corrección del registro contable y de las cifras resultantes;

VI.Proveerá la información de las diferentes operaciones y ramos de seguros, y ramos y subramos de fianzas, que se practiquen de acuerdo con lo que dispone la LISF y las presentes Disposiciones, y

VII.Proporcionará los datos necesarios para la información financiera del negocio y la requerida por la Comisión.

22.3.6.En el Libro Diario deberán asentarse cronológicamente las operaciones, registrando por lo menos los siguientes datos:

I.Fecha de la operación;

II.Referencia del documento o póliza contable que corresponda;

III.Concepto;

IV.Nombre o identificación de la cuenta o cuentas de cargo y abono, y

V.Importe de la operación.

22.3.7.En el Libro Mayor se registrará el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en forma concentrada de todas las operaciones efectuadas y se determinará el saldo al final del período.

22.3.8.En el Libro de Actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio, tomados en asambleas de accionistas y juntas del consejo de administración, incluyendo los datos señalados en las disposiciones relativas del Código de Comercio.

22.3.9.Los libros, registros y auxiliares a que se refiere este Capítulo deberán llevarse en idioma español. Dichos registros y auxiliares, así como el Libro Mayor, contendrán como mínimo los datos que a continuación se indican, y con apego a lo dispuesto en las Disposiciones 22.3.10 y 22.3.11:

I.Fecha de la operación;

II.Referencia o número de póliza contable;

III.Nombre o identificación de la cuenta o cuentas de cargo y abono;

IV.Concepto;

V.Importe de la operación, y

VI.Saldo.

22.3.10.En el caso de Instituciones de Seguros y Sociedades Mutualistas, los registros y auxiliares que se mencionan enseguida deberán contener como mínimo los datos que para cada caso se señalan:

I.Registro de pólizas y certificados:

a) Fecha;

b) Número de póliza o certificado;

c) Asegurado;

d) Primas;

e) Recargos;

f) Derechos;

g) Impuesto al valor agregado, en su caso;

h) Total, e

i) Vigencia;

II.Registro de endosos:

a) Fecha;

b) Ramo;

c) Número del endoso y de la póliza;

d) Asegurado;

e) Primas;

f) Recargos;

g) Derechos;

h) Impuesto al valor agregado, en su caso;

i) Total, y

j) Vigencia;

III.Registro de siniestros:

a) Ramo;

b) Número de siniestro;

c) Número de póliza;

d)Fecha de ocurrido;

e) Fecha de reclamación;

f) Fecha de registro;

g) Estimación;

h) Retención, e

i) Participación al reasegurador;

IV.Registro de rescates:

a) Fecha;

b) Número de póliza;

c)Plan;

d)Años pagados;

e) Causa;

f) Asegurado;

g) Suma asegurada;

h) Importe del rescate, e

i) Importe de la reserva matemática;

V.Registro de vencimientos:

a) Fecha;

b) Número de póliza;

c) Plan;

d) Asegurado;

e) Suma asegurada;

f) Importe del vencimiento;

g) Fecha de pago, y

h) Importe de la reserva matemática;

VI.Registro de salvamentos:

a) Fecha de ocurrido;

b) Fecha de registro;

c) Número de siniestro;

d)Número de póliza;

e) Concepto;

f) Importe;

g)Retención, y

h)Participación al reasegurador;

VII.Registro de deudor por prima:

a) Fecha de registro;

b) Número de póliza, certificado o endoso;

c) Asegurado;

d)Prima neta;

e) Recargos;

f) Derechos;

g) Impuesto al valor agregado, en su caso;

h) Prima total;

i) Vigencia, y

j) Fecha de emisión, y

VIII.Registro de primas cobradas:

a)Fecha de vencimiento;

b)Fecha de cobro;

c) Fecha de registro;

d) Número de póliza o endoso;

e) Importe del recibo;

f) Operación;

g) Ramo;

h) Moneda;

i) Prima neta;

j) Recargos;

k)Derechos;

l) Impuesto al valor agregado, cobrado o devuelto;

m) Tasa, y

n) Entidad federativa.

22.3.11.En el caso de Instituciones autorizadas para operar fianzas, los registros y auxiliares que se mencionan enseguida deberán contener como mínimo los datos que para cada caso se señalan:

I.Registro de producción de fianzas:

a)Período;

b)Origen (directo, tomado y cedido);

c)Tipo de movimiento (emisión, prórrogas, aumentos, disminuciones, futuros aplicados, rehabilitaciones, cancelaciones, anulaciones, etc.);

d)Número de fianza;

e)Ramo;

f)Agente;

g)Fiado;

h)Beneficiario;

i)Moneda;

j)Prima;

k)Productos de trámite;

l)Derechos;

m)Impuesto al valor agregado;

n)Prima total;

o)Comisión;

p)Constitución de reservas;

q)Vigencia, y

r)En caso de Reafianzamiento, se especificarán las instituciones con las que se operó;

II.Registro de fianzas por fiado:

a)Origen (directo y tomado);

b)Fiado;

c)Número de fianza;

d)Ramo;

e)Beneficiario;

f)Moneda;

g)Monto;

h)Prima bruta;

i)Total de responsabilidades;

j)Descripción de garantías otorgadas, y

k)Importe de las garantías;

III.Registro de fianzas por beneficiario:

a)Origen (directo y tomado);

b)Beneficiario;

c)Número de fianza;

d)Ramo;

e)Fiado;

f)Moneda;

g)Monto;

h)Prima bruta, e

i)Total de responsabilidades;

IV.Registro de primas por cobrar:

a)Clasificación por antigüedad menor y mayor de 30 días;

b)Número de fianza y recibo;

c)Fecha de expedición del recibo;

d)Fiado;

e)Vigencia;

f)Ramo;

g)Moneda;

h)Prima anual;

i)Derechos;

j)Productos de trámite;

k)Impuesto al valor agregado, y

l)Prima por cobrar;

V.Registro de reclamaciones recibidas:

a)Origen (directo, tomado);

b)Fecha de recepción;

c)Fecha de reclamación;

d)Número de reclamación;

e)Número de fianza;

f)Ramo;

g)Fiado;

h)Beneficiario;

i)Monto total;

j)Monto reclamado;

k)Participación a reafianzadoras (en la parte de directo), y

l)Retención;

VI.Registro de reclamaciones pagadas:

a)Origen (directo y tomado);

b)Fecha de pago;

c)Número de reclamación;

d)Número de fianza;

e)Ramo;

f)Fiado;

g)Beneficiario;

h)Monto reclamado;

i)Monto pagado;

j)Participación a reafianzadoras, y

k)Retención;

VII.Registro de deudores por responsabilidades de fianzas:

a)Origen (directo y tomado);

b)Fecha de pago;

c)Número de fianza;

d)Ramo;

e)Fiado;

f)Importe pagado;

g)Descripción e importe de las garantías registradas;

h)Recuperación;

i)Afectación a resultados, y

j)Saldo;

VIII.Registro de recuperaciones de fianzas pagadas:

a)Origen (directo y tomado);

b)Fecha de recuperación;

c)Número de fianza;

d)Fiado;

e)Monto pagado;

f)Importe de la recuperación;

g)Participación a reafianzadoras, y

h)Recuperación neta;

IX.Registro de instituciones reafianzadoras:

a)Origen (tomado o cedido);

b)Procedencia (nacional o extranjero);

c)Institución;

d)Número de Reafianzamiento;

e)Ramo;

f)Prima;

g)Comisión;

h)Otros conceptos, e

i)Saldo total;

X.Registro de agentes:

a)Clave y nombre;

b)Credencial y vigencia;

c)Importe de los conceptos que generan saldos deudores como: diferencias en liquidaciones, y otros conceptos;

d)Saldo deudor;

e)Importe de los conceptos que generan saldos acreedores como: comisiones por pagar, diferencias en liquidaciones y otros conceptos;

f)Saldo acreedor, y

g)Saldo neto por agente, y

XI.Registro del inventario de fianzas en vigor:

a)Origen (emisión, tomado y cedido);

b)Ramo;

c)Moneda;

d)Número de fianza;

e)Fecha de emisión;

f)Agente;

g)Fiado;

h)Vigencia;

i)Prima anual;

j)Reservas constituidas, y

k)Monto de responsabilidad.

22.3.12.El Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Actas, a que se refieren las Disposiciones 22.3.6, 22.3.7 y 22.3.8, deberán contener los siguientes datos:

I.Denominación, domicilio y número de Registro Federal de Contribuyentes de la sociedad;

II.Nombre del libro de que se trate, y

III.Numeración progresiva de sus fojas.

22.3.13.En los casos de pérdida, destrucción o robo de los libros, registros o auxiliares de cualquier tipo, o simplemente de colecciones de hojas foliadas, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán comunicarlo por escrito a la Comisión en un plazo no mayor de quince días hábiles de que tengan conocimiento de dicho evento, acompañando copia del Acta del Ministerio Público en donde consten los hechos de que se trate.

La presentación de la comunicación a que se refiere esta Disposición, se apegará al procedimiento señalado en los Capítulos 39.1 y 39.6 de estas Disposiciones.

22.3.14.Tratándose de los libros, registros y auxiliares de las sucursales y oficinas de servicio de las Instituciones y Sociedades Mutualistas, también se deberán llenar los requisitos fijados en el presente Capítulo.

22.3.15.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán conservar los libros, registros y auxiliares durante los plazos que establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables, en función de la naturaleza y características de las operaciones que realice.

Transcurridos los plazos a que se refiere el párrafo anterior, la destrucción de libros, registros y auxiliares se hará bajo la responsabilidad de la Institución o Sociedad Mutualista de que se trate.