CAPÍTULO 3.3.

DEL CONTROL INTERNO

Para los efectos de los artículos 69, 70 y 337 de la LISF:

3.3.1.Como parte del sistema de gobierno corporativo cuya instrumentación y seguimiento es responsabilidad del consejo de administración, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán establecer un sistema eficaz y permanente de contraloría interna, el cual consistirá en el desempeño de las actividades relacionadas con el diseño, establecimiento y actualización de medidas y controles que propicien el cumplimiento de la normativa interna y externa aplicable a la Institución o Sociedad Mutualista en la realización de sus operaciones.

3.3.2.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán implementar una política escrita en materia de contraloría interna, que deberá ser aprobada por su consejo de administración a propuesta del comité de auditoría, la cual incluirá los medios a través de los cuales se implementará el sistema de contraloría interna y garantizará que éste cumpla con sus objetivos.

3.3.3.El sistema de contraloría interna constará, como mínimo, de procedimientos operativos, administrativos y contables, de un marco de control interno, de mecanismos adecuados de información a todos los niveles de la Institución y Sociedad Mutualista, así como de una función permanente de comprobación de las actividades de la misma, con el propósito de que:

I.Las operaciones se realicen conforme a las políticas y procedimientos establecidos en los manuales de la Institución o Sociedad Mutualista, y en apego a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables, así como a las políticas y normas aprobadas por el consejo de administración;

II.Las principales operaciones y actividades de la Institución o Sociedad Mutualista, se realicen conforme a procedimientos administrativos implementados y documentados, y que propicien una operación ordenada y eficiente de la organización, y que prevengan y reduzcan los errores en el desarrollo de sus actividades;

III.Se proporcionen al consejo de administración y a la dirección general, los elementos necesarios para evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables, así como de las políticas y normas aprobadas por el consejo de administración;

IV.Los sistemas de operación, administrativos y contables de la Institución o Sociedad Mutualista, tanto si son manuales o basados en tecnologías de la información, sean apropiados a sus estrategias y necesidades de información, y consistentes con la naturaleza y complejidad de sus operaciones;

V.Los sistemas de información operen conforme a las políticas de seguridad de la Institución o Sociedad Mutualista, así como que se genere información suficiente, confiable, consistente, oportuna y relevante, incluyendo aquélla que deba proporcionarse a las autoridades competentes, y la que coadyuve a la adecuada toma de decisiones;

VI.Se preserve la seguridad de la información generada, recibida, transmitida, procesada o almacenada en los sistemas de la Institución o Sociedad Mutualista;

VII.Los procesos de conciliación entre los sistemas de operación, administrativos y contables sean adecuados, y

VIII.Se apliquen las medidas preventivas y correctivas necesarias para subsanar cualquier deficiencia detectada.

3.3.4.El sistema de contraloría interna deberá ser acorde a las características individuales de cada Institución o Sociedad Mutualista, tales como el grado de centralización y delegación en la toma de decisiones, así como la capacidad y efectividad de sus sistemas de información, y tomará en cuenta la escala, naturaleza y complejidad de sus operaciones. Para ello, el sistema de contraloría interna deberá contemplar:

I.Los aspectos relacionados con la creación de un ambiente de control dentro de la organización, enfatizando a todos los niveles del personal la importancia de los controles internos, así como de la integridad en su conducta profesional, evitando políticas o prácticas que puedan generar incentivos para la realización de actividades inapropiadas;

II.La definición de las actividades de control, incluyendo los procedimientos de autorización, aprobación, verificación y conciliación, así como, entre otros, las revisiones de la administración, las medidas de evaluación para cada área o unidad, y los controles físicos y seguimiento a los incumplimientos. Las actividades de control deben asegurar que las áreas con posibles conflictos de interés se encuentren identificadas y sean administradas apropiadamente;

III.El establecimiento de mecanismos de información y comunicación, implementando líneas claras de comunicación y reporte dentro de la organización. En este sentido, deberán definirse con claridad los reportes que se efectuarán al consejo de administración y a la dirección general, acerca del cumplimiento de los principales objetivos y riesgos inherentes a la operación de la Institución o Sociedad Mutualista, enfatizando en su calidad, oportunidad, veracidad, completez y que incluyan sugerencias de mejora. Las líneas de comunicación al interior de la Institución o Sociedad Mutualista deben estimular el reporte de problemas o incumplimientos, con el propósito de evitar que los funcionarios y empleados oculten este tipo de información, en particular en los informes a la alta dirección. Para ello, los mecanismos de información y comunicación deberán prever, cuando la situación lo amerite, la posibilidad del reporte directo sin observar la línea de mando de la organización, y

IV.La implementación de los mecanismos de seguimiento que permitan la comprensión de la situación de la Institución o Sociedad Mutualista, proveyendo al consejo de administración y a la dirección general de los resultados y recomendaciones derivados de la función de contraloría interna con el propósito de garantizar la aplicación de las medidas correctivas que correspondan, así como de la información relevante para el proceso de toma de decisiones. Estos mecanismos deberán ser de naturaleza permanente, aplicarse de manera continua en la operación normal de la Institución o Sociedad Mutualista, considerar la revisión de las actividades y acciones del personal en el desarrollo de sus tareas, e incluir procedimientos para identificar deficiencias.

3.3.5.La responsabilidad de la operación del sistema de contraloría interna corresponderá a la dirección general de la Institución o Sociedad Mutualista, quien podrá asignar las funciones respectivas a un área específica o, en su caso, a personal distribuido en varias áreas. Las citadas funciones, así como su asignación al interior de la organización, deberán estar documentadas en manuales.

En ningún caso la operación del sistema de contraloría interna podrá atribuirse al personal integrante del Área de Auditoría Interna, o a personas o unidades que representen un conflicto de interés para su adecuado desempeño.

3.3.6.La operación del sistema de contraloría interna deberá incluir la asesoría de quienes tengan asignadas las funciones respectivas, a la dirección general y a los responsables de las áreas de la Institución o Sociedad Mutualista, sobre el riesgo de incumplimiento derivado de cualquier cambio significativo en el entorno jurídico que rige su operación. Asimismo, considerará el riesgo reputacional derivado de posibles incumplimientos a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables.

3.3.7.Se deberá dar seguimiento de manera continua a la efectividad del sistema de contraloría interna, de forma tal que cualquier deficiencia en el sistema pueda ser identificada y corregida de manera oportuna.

3.3.8.El director general de la Institución o Sociedad Mutualista deberá presentar un reporte de la operación del sistema de contraloría interna y de sus resultados al comité de auditoría, cuando menos semestralmente.

3.3.9.La evidencia de la operación del sistema de contraloría interna deberá estar documentada y disponible en caso de que la Comisión la solicite para fines de inspección y vigilancia.