ANEXO 39.4.7-a.

PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE DOCUMENTOS

1. El acceso al Sistema de Registro de Documentos se encuentra restringido para que únicamente los usuarios designados por las Instituciones y Sociedades Mutualistas puedan acceder a dicho sistema y enviar la información correspondiente al módulo para el que se encuentran autorizados a la Comisión;

2. Para todo lo relativo a la captura, envío y recepción de la información relacionada con los módulos del Sistema de Registro de Documentos indicados en el numeral I anterior, los usuarios autorizados deberán observar lo señalado en el documento “Instructivo de Uso del Sistema de Registro de Documentos” para el módulo correspondiente;

3. Para hacer uso de los módulos del Sistema de Registro de Documentos, las Instituciones o Sociedades Mutualistas requieren:

1. Designar ante la Comisión a las personas encargadas del envío de la información de que se trate (en adelante, “Operadores”), así como a las personas facultadas para firmar los documentos enviados a través de cualquiera de los módulos del Sistema de Registro de Documento (en adelante, “Signatarios”). Este formato debe ser elaborado en hojas membretadas de la Institución o Sociedad Mutualista;

2. Registrar ante la Comisión las claves de usuario y contraseñas de acceso de los Operadores autorizados para cada módulo, y

3. Registrar ante la Comisión los medios de identificación electrónica de los Signatarios conforme a las disposiciones aplicables correspondientes;

4. La designación de los Operadores ante la Comisión deberá:

1. Ser realizada por el director general de la Institución o Sociedad Mutualista, o en su defecto, por persona de nivel equivalente, mediante la presentación del Formato de Designación de Operadores y Signatarios de los Documentos del módulo de que se trate  llenado conforme a los datos solicitados y firmado de forma autógrafa; este formato se debe utilizar también en los casos en que se solicite la cancelación de la designación de los Operadores, o las modificaciones a los permisos otorgados a los mismos. Este formato debe ser elaborado en hojas membretadas de la Institución o Sociedad Mutualista, y

2. Considerar un máximo de cuatro Operadores por Institución o Sociedad Mutualista para cada módulo componente del Sistema de Registro de Documentos;

5. Los Operadores a que se refiere el inciso a) del numeral III anterior, deberán:

1. Crear las claves de usuario y contraseñas necesarias para el uso de los módulos del Sistema de Registro de Documentos para los que se encuentren facultados, mismas que tendrán el carácter de personales e intransferibles, y que se conformarán de acuerdo a lo dispuesto en el documento “Instructivo de Uso del Sistema de Registro de Documentos” disponible en la Página Web de la Comisión, y

2. Cada uno de los Operadores que se designen, deberá presentar a la Comisión el formato Aceptación de Responsabilidad de los Operadores firmado de forma autógrafa y en sobre cerrado, mediante el cual aceptan su responsabilidad en la utilización del módulo correspondiente del Sistema de Registro de Documentos. En dicho formato se deberá proporcionar a la Comisión la clave de usuario y la contraseña temporal que utilizarán para acceder al módulo correspondiente del Sistema de Registro de Documentos para el que se encuentran autorizados; esta contraseña temporal asignada debe ser cambiada en el primer acceso al sistema para garantizar su confidencialidad

6. Los Signatarios facultados a que se refiere el inciso a) del numeral III anterior, deberán:

1. Generar los medios de identificación electrónica necesarios para firmar de forma electrónica los documentos que se envíen a través del Sistema de Registro de Documentos de los módulos para los que se encuentren facultados, mismas que tendrán el carácter de personales e intransferibles, y que se conformarán de acuerdo a lo dispuesto en el documento “Instructivo de Uso e Implementación de Medios de Identificación” disponible en la Página Web de la Comisión;

2. Presentar el formato Aceptación de Responsabilidad de los Signatarios  llenado conforme a los datos solicitados;

3. Entregar a la Comisión una copia del certificado digital correspondiente al medio de identificación electrónica que se utilice para la firma de los documentos;

4. En caso necesario los Signatarios facultados podrán solicitar la revocación del certificado digital correspondiente al medio de identificación electrónica que se utilice para la firma de documentos mediante la presentación del escrito contemplado para tal efecto en el Anexo 39.4.7-b llenado conforme a los datos solicitados

7. Los medios de identificación electrónica referidos en el inciso c) del numeral III anterior, deberán apegarse a lo establecido en el “Instructivo de Uso e Implementación de Medios de Identificación”, sección Firmas Electrónicas, en todo lo referente al proceso de creación, aplicación de opciones de seguridad, firmas electrónicas y demás elementos técnicos relacionados con los documentos que  las Instituciones y Sociedades Mutualistas enviarán a través del Sistema de Registro de Documentos;

8. Las Signatarios deberán presentar a la Comisión el certificado vigente emitido por el  colegio profesional de la especialidad o, en su caso, el documento en el que conste la acreditación de conocimientos ante la Comisión. Estas personas estarán habilitados en el Sistema de Registro de Documentos, en los módulos para los que se encuentren autorizados, en tanto mantengan vigente su certificado o acreditación, por lo que concluido el plazo de vigencia deberán comprobar la obtención de un nuevo certificado o acreditación, o en su caso, el refrendo respectivo;

9. La entrega de certificados, medios de identificación electrónica y demás documentos que se requieran para el uso del Sistema de Registro de Documentos, deberá realizarse en las oficinas centrales de la Comisión, para lo cual el interesado deberá programar una cita a través del Sistema de Citas y Registro de Personas disponible en la Pagina Web de la Comisión, y cuyo instructivo se detalla en el Anexo 39.4.2.