CAPÍTULO 3.6.

DE LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CON TERCEROS

Para los efectos de los artículos 69, 70, 268, 269, 337 y 359 de la LISF:

3.6.1. Como parte del sistema de gobierno corporativo cuya instrumentación y seguimiento es responsabilidad del consejo de administración, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán definir políticas y procedimientos relativos a la contratación de servicios con terceros, conforme a lo señalado en la LISF y en el Título 12 de las presentes Disposiciones.

3.6.2.El consejo de administración de la Institución o Sociedad Mutualista deberá aprobar las políticas y procedimientos para la contratación de servicios con terceros, considerando para ello la naturaleza y relevancia de los servicios que se pretenda contratar. Dichas políticas y procedimientos deberán garantizar que las funciones operativas relacionadas con la actividad de la Institución o Sociedad Mutualista que sean contratadas con terceros, cumplan en todo momento con las obligaciones previstas en la LISF, en las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables, y en las presentes Disposiciones.

Las políticas y procedimientos para la contratación de servicios con terceros deberán contemplar la presentación de informes y definir los mecanismos de control que se aplicarán. Estas políticas y procedimientos deberán ser evaluadas periódicamente por el consejo de administración y se actualizarán con las modificaciones necesarias.

3.6.3. Las políticas y procedimientos para la contratación de servicios con terceros, deberán considerar lineamientos para:

I.Autorizar la contratación de los servicios y operaciones con terceros;

II.Verificar que los terceros con los que se contrate cuenten con la experiencia y capacidad técnica, financiera, administrativa y legal necesaria para realizar los servicios y operaciones correspondientes;

III.Prevenir y evitar conflictos de intereses entre empleados, funcionarios, consejeros o accionistas de la Institución o Sociedad Mutualista, y los terceros;

IV.Establecer planes de continuidad y contingencia para hacer frente a las posibles eventualidades derivadas del incumplimiento por parte de los terceros;

V.Definir el uso y la explotación a favor de la Institución o Sociedad Mutualista sobre las bases de datos producto de los servicios;

VI.Mantener la debida confidencialidad y seguridad de la información relativa a los servicios y operaciones materia de la contratación con terceros;

VII.Verificar que el tercero cuente con sistemas de control interno y, en caso de que la naturaleza del servicio así lo requiera, de administración de riesgos;

VIII.Verificar que los terceros reciban periódicamente una adecuada capacitación en relación con los servicios contratados, considerando para ello la naturaleza y relevancia de dichos servicios, y

IX.Definir las restricciones o condiciones respecto a la posibilidad de que el tercero subcontrate, a su vez, la prestación del servicio.

3.6.4.Las políticas y procedimientos para la contratación de servicios con terceros, además de apegarse a lo señalado en los artículos 268, 269 y 359 de la LISF y en el Título 12 de las presentes Disposiciones, deberán prever que las Instituciones y Sociedades Mutualistas no podrán contratar con terceros la realización de sus funciones operativas cuando dicha contratación pudiera ocasionar que:

I.Se deteriore la calidad o eficacia del sistema de gobierno corporativo de la Institución o Sociedad Mutualista;

II.Se incremente en forma excesiva el riesgo operativo de la Institución o Sociedad Mutualista;

III.Se menoscabe la capacidad de la Comisión para el desempeño de sus funciones de inspección y vigilancia, o

IV.Se afecte la prestación de un adecuado servicio al público usuario.

3.6.5.Las políticas y procedimientos para la contratación de servicios con terceros que apruebe el consejo de administración, preverán mecanismos de reporte al comité de auditoría respecto del apego de la administración a dichas políticas y procedimientos, así como al cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables.

3.6.6.El director general de la Institución o Sociedad Mutualista será responsable de la implementación de las políticas y procedimientos para la contratación de servicios con terceros aprobados por el consejo de administración.

3.6.7.El control y seguimiento de los servicios que las Instituciones y Sociedades Mutualistas contraten con terceros, deberán ser considerados dentro de los sistemas de administración integral de riesgos, contraloría interna y auditoría interna previstos en este Título, de tal forma que se asegure un control efectivo de los servicios contratados.

3.6.8.La contratación de los servicios con terceros no eximirá a las Instituciones y Sociedades Mutualistas, ni a sus directivos, delegados fiduciarios, empleados y demás personas que ocupen un empleo, cargo o comisión en las mismas, de la obligación de observar lo establecido en la LISF, en las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables, y en las presentes Disposiciones.

3.6.9.La evidencia de la operación de la función relativa a la contratación de servicios con terceros de las Instituciones y Sociedades Mutualistas, deberá estar documentada y disponible en caso de que la Comisión la solicite para fines de inspección y vigilancia.